Herramientas para sobrevivir a una oficina nómada: Dropbox

[20/53] Si ha habido una herramienta que ha cambiado mi forma de trabajar en los últimos años ha sido el almacenamiento en la nube. Ya os hablé de Slack, aunque siempre han existido los chats y los emails para comunicarse. También os hablé de Evernote, aunque siempre han existido los blocs de notas virtuales o físicos. Pero poder manejar todos tus archivos allá donde vayas y en cualquier dispositivo, como hago con Dropbox, eso no tiene comparación.

Probablemente todos hemos sufrido en algún momento la pérdida de información, de fotografías, de documentos… cuando uno de nuestros ordenadores ha dicho basta. O por culpa de un virus, o una subida de tensión, o por un despiste, o por no saber dónde dejaste ese CD o ese disco duro donde habías grabado esos archivos. Pero ahora, eso ya suelen ser problemas del pasado.

Existen varias herramientas de almacenamiento en la nube y prácticamente todas las grandes empresas tienen su opción: Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud… y, aunque probablemente estas opciones sean más baratas que Dropbox, tengo la manía de confiar en empresas que se dedican a hacer una única cosa y a hacerla bien. Todas estas grandes marcas también tienen sus aplicaciones de notas, o sus sistemas de mensajería, pero tampoco os he hablado de ellos anteriormente, porque creo en la especialización y en dar oportunidades a empresas más pequeñas siempre que se pueda.

Dropbox es un disco duro que te sigue allá donde vayas. Tienes una carpeta en tu ordenador en la que puedes ir colocando otras carpetas y archivos y se sincroniza automáticamente con sus servidores para poder acceder a ellos en cualquier dispositivo y situación. Tiene aplicaciones móviles y una versión web sencillas y fáciles de usar. Y, si la seguridad es uno de tus must a la hora de elegir si utilizas algo o no, disponen de autenticación en dos pasos para conectarte a tu cuenta. Es decir, no vale sólo con poner tu nombre de usuario y contraseña, sino que tienes que meter un código numérico que sale de un teléfono que has autorizado previamente. Así es mucho más difícil que tus archivos lleguen a manos no deseadas.

Para mi forma de trabajar, es una ventaja tremenda el poder disponer de mis archivos en cualquier lugar. Si estoy caminando por la calle y un compañero me pide que le pase un documento en particular, puedo compartírselo desde el móvil. Si voy a ver a un cliente, puedo conectarme en su ordenador a mi cuenta y mostrarle en lo que estoy trabajando sin necesidad de tener ningún dispositivo yo. O si por ejemplo me cambio de ordenador, no tengo más que descargar Dropbox, conectar mi cuenta y en cuestión de minutos tener todo mi disco duro descargado y poder seguir trabajando con normalidad.

Ojo, esto no quiere decir que sea una solución infalible y haya que confiar ciegamente en este tipo de almacenamiento. Los backups en dispositivos físicos siguen siendo importantes por si las moscas, o si trabajas con archivos de diseño o fotográficos de gran tamaño (al final estas soluciones tienen un espacio limitado gratuito y se puede ir ampliando pagando mes a mes o anualmente), pero es indudable que la nube, junto con Internet de alta velocidad, ha mejorado nuestra tranquilidad y nuestra disponibilidad para trabajar en cualquier lugar en los últimos años.

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