Herramientas para sobrevivir a una oficina nómada: Mailbox

22/05/2015

[21/53] Sé que escribir sobre el uso del correo electrónico es algo prácticamente inútil ya como punto de partida. Aún así, Internet está lleno de artículos sobre cómo convertirse en un maestro utilizando el email y un millón de variaciones a este titular. ¿Por qué creo que es algo inútil? Porque igual que cada persona es un mundo, rara vez coinciden todas las variables que encontramos en torno al correo en un grupo amplio de personas. ¿Entonces? Sí que creo que es importante conocer las experiencias de otras personas y ver sus soluciones porque todas se pueden adaptar a uno mismo y mejorar el mecanismo propio.

Para empezar hay que partir de la base de que el correo electrónico suele ser un problema, en cuanto a la pérdida de tiempo leyendo y contestando, las interrupciones y la cantidad de correo no deseado que te llega. Si eres una persona que no lo ve como un incordio, o recibe pocos mensajes, enhorabuena, pero el resto del artículo no es para ti.

He de decir que mi bandeja principal de correo es de Gmail, y ahí tengo redirigidos todos los correos de multitud de cuentas que dispongo para temas variados, personales y profesionales. Durante mucho tiempo intenté llevar un sistema de etiquetas, en parte automatizado con filtros y en parte manual, para ir distinguiendo los correos, pero a la larga me di cuenta que no era muy necesario. Y es que la propia búsqueda de Gmail es muy buena y cualquier clasificación previa no me valía de demasiado, más allá de tener un montón de colores en la bandeja de entrada.

Hace unos meses, mientras trabajaba en GPMESS y el caudal de correos recibidos al cabo del día creció una barbaridad (pero barbaridad, barbaridad) tomé una decisión de la que había leído mucho pero nunca había puesto en práctica: el Inbox 0. ¿Y eso qué es? Sencillo, consiste en dejar la bandeja de entrada de tu correo vacía. Vacía. 0. Ningún mensaje. ¿Y cómo se consigue eso? Al principio es hasta divertido… archivando todos los correos (cientos o miles) que son del pasado y allí tienen que quedar –siempre están disponibles en la búsqueda, pero no atiborran tu visión inicial de la bandeja de entrada–.

Después, cada correo que recibes tendrá que conllevar una acción concreta. Si es una newsletter o una oferta, a no ser que sea algo que realmente te interese siempre y seas muy fan, busca el link de unsubscribe al final del correo. Normalmente dejamos nuestro correo en muchos sitios para aprovechar un descuento o descargar algo gratuitamente y después nos llegan emails que no nos aportan nada (y nos hacen perder el tiempo). Líbrate de ellos.

Para otro tipo de acciones, es buena idea contar con una app de correo como Mailbox (de Dropbox) o Inbox (de Google), que se conectan a tu cuenta de Gmail y te permiten mediante gestos –deslizando hacia un lado u otro– decidir qué vas a hacer con ese correo. Mailbox tiene aplicaciones tanto para Android como para iOS, y también dispone de una versión en beta de escritorio para Mac, con lo que tengo cubierto todos los dispositivos en los que suelo recibir y leer el correo. ¿Y ese correo es informativo o una respuesta que esperabas? Archívalo inmediatamente. ¿Tienes que responderlo inmediatamente o te piden algo que puedas hacer en menos de dos minutos? Hazlo y no lo dejes para más adelante, o estarás todo el rato pensando en eso que tienes que hacer. ¿Es algo que necesita más tiempo de ti? Posponlo para más adelante, para esta tarde, mañana o la semana que viene, según tengas organizada tu agenda.

De esta manera, el correo volverá a aparecerte en la bandeja de entrada en el momento en que puedas hacerte cargo de él y no antes. En el fondo es una manera de usar el correo también como lista de tareas, pero es reconfortante ver ese 0, esa bandeja vacía (en Mailbox te pone una foto bonita de Instagram que va cambiando día a día de fondo).

Pero lo dicho, que a mí me funcione este método (que me ha llevado meses adaptarme a él) no quiere decir que le funcione a nadie más que esté leyendo esto. Cada uno debe encontrar el flujo de trabajo más cómodo y más útil para su carga de correos, de proyectos y sus necesidades. Esto es sólo una solución más para que vosotros la adaptéis.

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2 pensamientos sobre “Herramientas para sobrevivir a una oficina nómada: Mailbox

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