En junio del año pasado me bajé del escenario del Lingotto Fiere después de una exitosa WordCamp Europe 2024, que lideré junto a Takis y Wendie, dispuesto a tomarme la vida de una manera más tranquila. Habían sido meses de cientos de micro-preocupaciones, de miles de conversaciones y de una auténtica montaña rusa de emociones. «Ya solo me queda la WordCamp Pontevedra en septiembre y, después, vuelvo a recuperar las riendas de mi vida…». Iluso de mí.
Sí que es verdad que pude irme al FIB a desconectar. Pero desde finales de septiembre todo volvió a ser súper caótico. Tanto que aún estáis esperando mi post resumen del año.
Pasó «lo de Matt, WCUS, WPEngine y demás». De lo que tengo muchas opiniones pero que no voy a contar ahora. Entre las consecuencias que hubo relacionadas con ese tema, Automattic decidió reducir las contribuciones patrocinadas al proyecto WordPress. Y eso, en la parte que a mí me tocaba, era algo realmente preocupante. ¿Por qué? Empecemos desde el principio…
Pregunta 1: ¿Desde cuándo te dedicas a hacer eventos por todo el mundo?
No, no organizo yo TODOS los eventos del mundo. De hecho, ahora mismo, no organizo nada. En la WordCamp Europe me dieron un retiro dorado como mentor de la WCEU25 que se celebrará en Basilea a principios de junio. Y en la WordCamp Pontevedra Galicia de este año estoy con los patrocinadores y con ayuda de gente mucho mejor que yo.
Ni siquiera hago mucho en la meetup de la comunidad local, porque hay un equipazo que permite que todo siga adelante mes a mes sin que tenga que hacer ni acto de presencia.
Todos estos eventos los organiza un equipo de voluntarios local y están auspiciados y apoyados por WordPress Community Support, PBC, una empresa de beneficio público que es a su vez subsidiaria de la WordPress Foundation.
Esto es así porque hacen falta entidades que den soporte (fiscal, financiero, de seguros, de responsabilidad, técnico) a los eventos y los organizadores no tengan que preocuparse de nada. Aún así, la mayor parte del trabajo en el que se apoya WPCS lo dan una serie de voluntarios que dedican su tiempo a un montón de tareas desde el equipo de comunidad global.
¿Cómo llegue yo allí? Por cotilla. Después de liderar la organización de WordCamp Pontevedra en 2018 y 2019 y haber aprendido un montón gracias a mi mentor Ibon Azkoitia, y habiendo cedido el testigo a Wajari, Rocío Valdivia me propuso hacerme mentor y entrar en el equipo global. A partir de ahí, quise entender (y enterarme) de cómo funcionaba todo por dentro. Y la única manera de hacerlo era remangándose y ofreciéndose a hacer parte del trabajo.
En el equipo global de comunidad hay personas que han organizado eventos por todo el mundo, que han mentorizado y ayudado a otros durante años y que están continuamente ideando maneras de hacer que más gente reciba el impacto positivo de WordPress, el código abierto y las personas que nos dedicamos a ello.
Tras varios años con una implicación limitada, los últimos meses decidí que el trabajo de clientes me tenía ya muy quemado y que era el momento de apostar por esto. Gran timing, casi tanto como darse de alta como autónomo en mitad de la crisis de la burbuja inmobiliaria.
Pregunta 2: ¿Qué es un Program Manager y qué hace falta para llegar a eso?
Dice la teoría que «Los program managers son program supporters muy experimentados y de confianza de todo el mundo. Se les da acceso a las cuentas financieras de las WordCamp y un amplio acceso a los sistemas de eventos de WordPress».
¿Y los program supporters? Son el escalón intermedio después de los mentores. Tienen más responsabilidad dentro del programa y no solo mentorizan eventos sino que ayudan a revisar las solicitudes de todo tipo de eventos, revisar y entrenar a los futuros mentores, contestar correos, dar todo tipo de soporte y participar en discusiones importantes para la toma de decisiones globales.
En algún momento yo pasé de un escalón a otro. Y, gracias al apoyo continuo de Rocío, a otro más. Ella ya sabe que le estoy infinitamente agradecido. Pero, además, me parece increíble cómo contagia no solo su energía sino esa seguridad de «tú puedes hacerlo». Aunque pienses que para nada puedes. No sé si es un poco inconsciente o es que simplemente confía en el ser humano, pero los resultados son fantásticos.
Respondiendo más claramente a la pregunta, lo que hace falta es: estar ahí y hacer a lo que te comprometes. Y ojo, no es fácil y todos hemos fallado alguna vez. Pero es mil veces mejor levantar la mano a tiempo y decir «no puedo» o «necesito ayuda» que tener a la gente pendiente de ti.
Y decir al resto del equipo que estás ahí para lo que haga falta, porque siempre hace falta. Y hacer cosas. Y cuantas más hagas, más responsabilidades te van a dar, porque al final en un equipo de voluntarios, el saber quién tienes a tu lado para ayudarte es fundamental.
Pregunta 3: ¿Pero qué haces en tu día a día?
Me levanto por la mañana y me preparo un café… y para cuando lo he preparado miro el móvil y ya tengo nueve emails, doce mensajes en Slack y una pila de tareas que me dan para los próximos cuatro días.
Hablamos mucho de organizar eventos y esa parte cualquiera la puede tener más o menos clara: montar un equipo, elegir una ubicación, una fecha, una temática, montar una web, vender entradas, hacer un programa, cuidar la experiencia de los asistentes, conseguir patrocinadores, reservar el catering, la ludoteca…
¿Y qué hay detrás? Un montón de trabajo invisible.
Por ejemplo, revisar todas las solicitudes que se envían a nivel mundial para organizar meetups, WordCamps y todo tipo de eventos. Formar a los mentores y demás supporters para que puedan hacer orientaciones y ayudar correctamente a los equipos que organizan. Hacer el onboarding y offboarding de gente nueva y gente que lo deja. Formar a los organizadores para que no tengan que reinventar la rueda en cada evento.
Contestar dudas de todo tipo en el email (bendito HelpScout) o en el Slack. Revisar los presupuestos de los eventos para asegurarnos de que todo es factible y sostenible. Crear los acuerdos para que los firmen los organizadores, asignar mentores, crear los sitios web de los eventos, los emails y Workspaces que cada comunidad tiene. Revisar las solicitudes de ayudas para sufragar gastos de localizaciones para las meetups. Mantener a raya el tracker de eventos que tenemos con toda la información actualizada… ¿qué más?
Pasar de vez en cuando por las Supporter Hours semanales, por la reunión mensual del equipo. Dar los famosos badges (chapitas) a todos los que ayudan en el equipo. Revisar todas las facturas que se envían y mandarlas a pagar, igual que los reembolsos y los ingresos a través de facturas a patrocinadores (que ahora además tenemos que revisar más al detalle en un nuevo proceso). Enviar información de los seguros, redactar documentos si hace falta, solucionar problemas de facturas, de Camptix, enviar los kits de cámaras y A/V, ayudar con el programa de patrocinadores globales, conflictos entre personas… ¡yo qué sé! Seguro que me estoy olvidando unas cuantas tareas.
Y, si además hay algo extra de tiempo, analizar todo lo que se está haciendo, buscar tendencias, problemas y procesos mejorables y discutir e implementar soluciones. Vamos, pararse a pensar en el programa de manera global y cómo hacer para que cada vez sea mejor y atraiga a más personas a los eventos y la comunidad.
Pregunta 4: ¿Cómo haces para que alguien te pague por esto aparentemente tan voluntario?
Os he comentado que todo esto suele ser trabajo voluntario. Pero seamos sinceros, ¿quién en su sano juicio iba a dedicar horas de su vida a revisar los presupuestos de eventos por todo el mundo en monedas extrañas y luego asegurarse que cada factura que se envía coincide con lo estimado? No mucha gente, la verdad.
Por eso, para este tipo de tareas tan poco visibles pero muy necesarias (no te suelen aplaudir por ello en un escenario como después de dar una charla) siempre ha habido una serie de Program Managers que en su mayoría trabajaban para Automattic y, además de crear el programa desde cero, lo han mantenido durante muchos años, cuyas 40 horas de trabajo semanal –o al menos una parte– estaban cedidas al proyecto.
Y aquí enlazamos con lo que os contaba al principio. ¿Qué pasa si estas personas dejan de hacer este trabajo? Ay. Que el programa se tambalea. Porque tienen el conocimiento y, además, la capacidad de echar horas y horas en todas estas tareas de intendencia.
Por suerte para mí, Weglot es una empresa comprometida con el proyecto. Muy comprometida. Además de llena de gente fantástica. Weglot podría dedicar todo su presupuesto para acciones de marketing como hacen muchas empresas del sector sin devolver nada a cambio al proyecto de código abierto del que nos aprovechamos todos. Pero ellos decidieron apostar por el Five for the Future.
Decidieron apoyarme a mí (y después a Pedro, Francesco y Celi) para que una serie de horas que dedicábamos gratuitamente a esto, fueran pagadas. Y con esa seguridad de que todo este trabajo voluntario ahora también iba a servir para pagar las facturas y el alquiler, pudimos dedicar aún más horas. Y, sobre todo, hacerlo de manera constante (lo que os decía de «estar ahí y ganar responsabilidad») sin depender de cargas de trabajo o factores que te hicieran dejar de colaborar en tu tiempo libre.
Y en el momento en el que saltaron las alarmas pude hacer un poco la de «tranquilos, ¡aquí estoy yo!». Obviamente, sabiendo que es inabordable hacerlo ‘yo’, pero aprendiendo a involucrar a muchos más.
Pregunta 5: ¿Y cómo lo llevas?
Bien, gracias (sale corriendo a actualizar el tracker)
Esto está siendo un curso acelerado de gestión de movidas. Que siempre ha sido un cargo que me ha encantado. Ahora lo llamo WordPress Community Engagement porque queda mejor en LinkedIn, pero no os dejéis engañar.
Echo de menos a Rocío, Isotta (🤌), Devin, Hari y Harmony, aunque sé que siempre están ahí para resolverme cualquier duda, dilema, falta de contexto o necesidad variada. Estoy encantado de trabajar mano a mano con Junko, Kevin, Aditya y Timi. También con Mary, por supuesto. Tenemos un equipo fantástico de supporters que nos ayudan a diario (como Lidia, Pooja, Ganga, Nilo, Moses, Luis Miguel, Kel, Felipe, Francesco, Arthur, Taco, Patricia, Thabo, Milan, Michelle, Fernando, Denis y unos cuantos más que me olvido, perdón).
Tengo un listado casi interminable de tareas por hacer y, además, otro listado casi interminable de proyectos que me gustaría llevar a cabo en los próximos meses. Esto está siendo toda una aventura. Y de esta aventura os contaré más capítulos en próximos posts. Contad con ello.
Foto de cabecera de Fede Padilla.
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